Prorogato al 30 giugno il termine per la comunicazione della P.E.C.

Le imprese costituite in forma societaria che, alla data del 10 febbraio 2012, non hanno ancora provveduto a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle imprese, possono provvedere a tale adempimento entro il 30 giugno 2012.

Questo è il contenuto dell'art. 37 del decreto-legge sulla semplificazione e lo sviluppo (D.L. 9 febbraio 2012, n. 5, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 33 del 9 febbraio 2012).

Non saranno, pertanto, contestate violazioni per le comunicazioni effettuate entro il 30 giugno 2012.

Obbligo per tutte le società di dotarsi della PEC entro il 29/11/2011

Come noto, art. 16, DL n. 185/2008, ha introdotto l'obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC) per:
  • le imprese costituite in forma societaria;
  • i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato (ad esempio, avvocati, ingegneri, architetti, geometri, medici, consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, ecc.);
  • le Amministrazioni pubbliche.

L'indirizzo PEC va comunicato:

  • al Registro delle Imprese, da parte delle società. Tale comunicazione va effettuata entro termini differenziati a seconda che le stesse siano già costituite al 29.11.2008 ovvero costituite successivamente a tale data;
  • al rispettivo Ordine / Collegio di appartenenza, da parte dei professionisti. Per tali soggetti la comunicazione doveva essere effettuata entro il 29.11.2009; per quelli iscritti successivamente la PEC va comunicata contestualmente all'iscrizione.

SOGGETTI OBBLIGATI

Come accennato, il citato art. 16 impone la PEC alle "imprese costituite in forma societaria".
L'obbligo in esame riguarda tutti i soggetti costituiti in forma societaria iscritti alla CCIAA, ossia:
  • società di persone (sas, snc);
  • società di capitali (spa, sapa, srl);
  • società semplici;
  • società cooperative e mutue assicuratrici;
  • associazioni.

MODALITà DI ATTIVAZIONE DELLA PEC

Per l'attivazione della PEC le imprese devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all'utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti. L'elenco pubblico dei gestori abilitati è consultabile sul sito: www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori
Se il mittente smarrisce le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

SANZIONI PER L'OMESSA COMUNICAZIONE DELLA PEC

Per l'omessa comunicazione della PEC al Registro delle Imprese entro il 29.11.2011, il citato DL n. 185/2008 non individua la sanzione applicabile. Le istruzioni fornite in merito all'adempimento dell'obbligo in esame dalle CCIAA, specificano che tale violazione comporta l'irrogazione della sanzione di cui all'art. 2630, C.c., relativa all'omesso-tardivo deposito di atti, documenti, denunce e comunicazioni, ossia da 206 € a 2.065 € per ciascun responsabile (amministratore).
Si rammenta che entro 60 giorni dalla notifica è possibile effettuare un pagamento "liberatorio" ridotto pari a € 412 (doppio del minimo della sanzione), per ciascun responsabile.

VALORE LEGALE DELLA PEC

Al messaggio (e-mail) è riconosciuto valore legale analogo alla raccomandata A/R qualora sia il mittente che il destinatario siano titolari di una casella di posta elettronica certificata (a prescindere dal fatto che il gestore del servizio sia o meno il medesimo per i 2 soggetti).
Va evidenziato che la ricevuta di avvenuta consegna inoltrata dal gestore attesta che il messaggio di posta elettronica certificata è arrivato nella casella di posta elettronica del destinatario indipendentemente dall'avvenuta lettura da parte di quest'ultimo. A tale proposito va considerato che la PEC può essere utilizzata anche:

  • dall'Amministrazione finanziaria per notificare al contribuente alcuni atti. In particolare, secondo quanto previsto dall'art. 38, comma 4, DL n. 78/2010 tale modalità di notifica può interessare, ad esempio, la cartella di pagamento;
  • nell'ambito del processo tributario. Infatti, per effetto di quanto previsto DL n. 98/2011 e dal DL n. 138/2011 è necessario che l'indirizzo PEC del difensore o delle parti sia indicato nel ricorso o nel primo atto difensivo.
Va inoltre evidenziato che la PEC consente, ad esempio:
  • alle società di capitali non quotate di convocare l'assemblea. Infatti, ai sensi dell'art. 2366, C.c., la convocazione può essere effettuata mediante avviso comunicato ai soci utilizzando mezzi idonei a garantire l'avvenuto ricevimento (ad esempio, tramite raccomandata A/R ovvero PEC), se ciò sia consentito dallo statuto;
  • di attribuire data certa al messaggio ed ai documenti ad esso allegati, analogamente all'apposizione sugli stessi del timbro postale.
Così, ad esempio, la PEC può essere utilizzata al fine di dare data certa al DPS o all'autocertificazione redatti per il rispetto delle disposizioni in materia di Privacy.